Wat doe ik als Virtueel Asisstent en waarom?

Bij ZZP'ers en (kleine) organisaties zie ik dat er met veel passie wordt gewerkt, maar dat de administratieve zaken, zoals emailbeheer, dossiervorming, mappenstructurering, evaluaties, planning, partner feedback, KPI's opstellen voor het bedrijf, etc, blijven liggen, nooit afkomen of vooruit worden geschoven. Doordat wij deze taken één voor één samen tackelen en oplossingen zoeken elke keer als je vastloopt, zal je je er sneller doorheen werken en is alles voor je het weet onder controle en heb je veel meer rust in jouw algehele gevoel als professional.

Hoe doe je dat precies?

Als Virtueel Assistent functioneer ik als een sidekick. Dus stel je voor dat je de HKZ normering moet doen en je even niet weet wat voor KPI's je moet opstellen, dan plannen we overleg in en gaan we samen op zoek. Ik stel je bijvoorbeeld de benodigde vragen om dit vervolgens in een document voor je op te stellen met een jaarplanning van wanneer alles gedaan moet worden. Of als je zelf liever de documenten opstelt en mij alleen om feedback vraagt is dat ook top. We kunnen het aanpassen aan hoe jij het het fijnst vind. 

Vele handen maken licht werk, en twee breinen denken vaak ook sneller aan wat voor oplossingen er allemaal kunnen zijn. Alles waar jij vastloopt bespreken we en zoeken we oplossingen voor, zodat je door kunt met het project waar jij op dat moment aan werkt. Je blijft zelf eindverantwoordelijke. Natuurlijk kun je mij taken geven die ik zelfstandig kan afronden, maar zodra het klaar is, is het belangrijk dat je altijd checkt of het precies in lijn is met het bedrijf dat jij vertegenwoordigt.

Hoeveel kost het?

Mijn uurprijs is €50 (excl. btw).

Hoeveel uur heb je nodig?

Ik word vaak gevraagd hoeveel uur ik precies nodig zal hebben voor bepaalde projecten en ik moet heel eerlijk zeggen dat dit moeilijk is in te schatten. Het hangt namelijk ook helemaal af van hoe veel je zelf doet en al gedaan hebt. Sommige ZZP'ers en (kleine) organisaties hebben af en toe hulp nodig om over een (administratieve) hobbel heen te komen en anderen vinden het fijn als ik bijvoorbeeld het volledige rapport wat ze moeten maken schrijf en dat zij het alleen hoeven na te lopen of het allemaal klopt. Ik weet zeker dat als we samen om tafel gaan zitten dat we een aanbod op maat kunnen vinden! 

Waar werk ik?

Ik werk vrijwel altijd vanuit mijn thuiskantoor in Badalona, Spanje (of soms in de woonkamer in de zon aan de eettafel). Ik wil dit expliciet benoemen, zodat het voor jou concreter wordt hoe het precies werkt als je mij inhuurt als virtueel assistent. Tijdens een eerste kennismakingsgesprek zou ik je zelfs een rondleiding kunnen geven als je dat fijn vind! 

Hoe waarborg ik de veiligheid van jouw gegevens en die van jouw cliënten?

Omdat het vanuit de wetgeving natuurlijk zeer belangrijk is om goed om te gaan met gevoelige persoonsgegevens heb ik precies vastgelegd hoe dit allemaal werkt binnen mijn bedrijf en wat ik allemaal hiervoor heb geregeld in een verwerkersovereenkomst. Zo'n verwerkersovereenkomst zullen wij allebei, bij het starten van de opdracht, ondertekenen.

In deze verwerkersovereenkomst staat bijvoorbeeld uitgelegd dat ik een werklaptop heb met een versleutelde harde schijf, ik gebruik overal sterke wachtwoorden en 2-factor login, mijn computer laat ik nooit en te nimmer onbewaakt achter op een plek die niet mijn thuiskantoor is, en mijn thuiskantoor is natuurlijk verzekerd en goed afgesloten als ik er niet ben. Ik bewaar ook geen enkele (cliënt-) gegevens voor lange termijn op mijn computer. Een voorbeeld van korte termijn is als ik voor een taak of project cliëntgegevens moet overzetten van jouw email naar een EDC of cloud van jouw bedrijf dan staan deze tijdelijk op mijn laptop, waarna ik ze direct verwijder als deze in het EDC opgeslagen staan. Als je hier vragen over hebt, aarzel niet ze te stellen!

Voor de kenners en geïntereseerden: Wat is mijn DISC profiel?

Ik werk als Virtueel Assistent met een DISC-profiel dat bestaat uit:
37% Dominantie, 25% Stabiliteit, 22% Consciëntieusheid en 16% Invloed.

Kernwaardes zijn: doelgericht, gestructureerd en betrouwbaar. Mijn dominante kant zorgt ervoor dat ik graag initiatief neem, beslissingen durf te maken en altijd op zoek ben naar de meest efficiënte manier van werken.

De stabiliteit in mijn profiel maakt dat ik rust breng in de samenwerking, goed kan luisteren en overzicht houd, ook als het druk wordt. Daarnaast zorgt mijn consciëntieuze kant ervoor dat ik nauwkeurig werk aflever en oog heb voor detail.

Invloed scoort bij mij wat lager, wat betekent dat ik niet de nadruk leg op mezelf, maar liever op de achtergrond blijf en zorg dat alles soepel loopt (perfect dus voor mij om VA te zijn!).

Wie ben ik en wat is mijn verhaal?

Aangenaam! Ik ben Robin Rebecca Pietersma, 33 jaar oud, en woon in Badalona (naast Barcelona) in Spanje. Nu meer dan 8 jaar geleden besloot ik dat het tijd werd om mijn horizon te verbreden en vertrok ik in mijn camper, samen met mijn toenmalige vriend, naar het buitenland. Ik heb met veel plezier één heel jaar in die camper gewoond en heb ontzettend veel moois mogen bewonderen en meemaken in België, Frankrijk, Spanje en Portugal.

Op een gegeven moment was mijn geld toch wel aardig op en moest ik dus weer een baantje zoeken en de stad Barcelona was dichtbij, dus ging ik daar aan de slag in een callcenter. Tegelijkertijd hervond ik ook mijn liefde voor het maken van muziek (ik zing, speel piano en ook wat gitaar). In Barcelona zijn ontzettend veel barretjes en cafeetjes waar je open mics en concerten kan bijwonen en zelf kan doen en dus, je voelt het al aankomen, ik werd langzaam maar zeker verliefd op deze stad.

In Barcelona wordt creativiteit gevierd, muzikanten omarmd en natuurlijk de zon maakte het een 'perfect storm' voor mij om hier te blijven. Heel eerlijk voelde het voor best een lange tijd niet perse als mijn permanente woonplaats, maar wel mijn plek in de wereld op dit moment (soms is dat alles wat je hebt en is dat ook genoeg!). Het heeft even geduurd, maar nu ben ik zeker wel gesetteld, ik heb een fantastische vriend (die overigens ook muzikant is), heb mijn leventje opgebouwd en woon nu dus in Badalona, naast Barcelona dus, om de herrie van de stadsnacht te ontwijken. Maar ik kan de stad Barcelona vanuit mijn woonkamer raam zien en horen roepen 'kom je weer? Het is hier leuk!'

Hoe ben ik op dit carrièrepad gekomen?

Mijn bedrijf VA Pietersma is werkelijkheid geworden door twee grote carrière elementen in mijn leven die samen gekomen zijn. Ik heb namelijk in Nederland de HBO Pedagogiek opleiding afgerond op de HvA en in de afgelopen 7 jaar in Spanje heb ik voor een bedrijf gewerkt als Assistant Operations Director. Ik heb gemerkt dat het werken met Excel spreadsheets, het ordenen van mappen/mailboxen, het zorgen dat ik altijd overal op ben voorbereid, oplossingen verzinnen voor de meest complexe situaties, mij heel veel plezier geeft. Én ik zie om mij heen dat het juist daar is waar heel veel mensen moeite mee hebben. Tada! Mijn carrière formule was geboren.

Bedrijfsnaam VA Pietersma

Eigenaar Robin Rebecca Pietersma
Email info@vapietersma.nl
Telefoon & Whatsapp 0651138413

Kantoor- en postadres
Avenida de Puigfred, 30, 4-3
08917, Badalona
Spanje

BTW-registratienummer ESY5724558X